Shrnutí

Tento dokument popisuje proces řízení skladového hospodářství, výroby a kontroly kvality pomocí informačního systému Fluensis s modulem Farmacie.

Příprava

Modul Farmacie vyžaduje některá prvotní nastavení.

Definice materiálů

Účel

Systém pracuje s materiály. Je třeba ty, které konkrétní vlastník modulu používá, nejprve založit.

Popis

Je třeba založit do systému všechny druhy materiálů, které se pro výrobu používají. Je třeba každý materiál pojmenovat, nastavit, zda je nutný pro zahájení výroby, stanovit, zda se jedná o surovinu či adjustaci a zadat údaje týkající se účinnosti, jsou-li takové.

Správa dat

K zakládání nových materiálů slouží v menu Nový příspěvek služba Materiál.

Hledání

Existující materiály lze najít pomocí složek Materiál – suroviny a Materiál – adjustace.

Specifické tiskové sestavy

Nejsou. Seznam všech materiálů lze tisknout pomocí obecných tiskových sestav z menu Reporty.

Provádí

Role Vedoucí výroby

Definice receptur

Účel

Výroba ve farmacii probíhá dle norem. Norma říká (kromě jiného), kolik je jakého materiálu na výrobu třeba, jaký výtěžek lze očekávat.

Popis

Receptura říká, kolik jakého materiálu je třeba na vytvoření jedné výrobní šarže dle daného příkazu. Umožňuje zadat parametry týkající se výtěžku, normu a další popisné údaje, např. kód Pohody.

Významné je nastavení příznaku Polotovar. Je-li výrobní příkaz polotovarem, lze nastavit typ materiálu, který zrealizováním takového výrobního příkazu vzniká.

Parametr Navýšení se aktuálně nevyužívá.

Správa dat

K zakládání nových receptur slouží v menu Nový příspěvek služba Receptura.

Existující receptury lze nalézt pomocí složky Receptury.

Specifické tiskové sestavy

Nejsou. Seznam všech výrobních příkazů lze tisknout pomocí obecných tiskových sestav z menu Reporty.

Provádí

Role Vedoucí výroby

Definice Typů kontraktačních výrobků

Účel

Zákazník si některé výrobky může nechávat vyrábět od obchodních partnerů. Typy takových výrobků je možné v systému vytvořit.

Popis

Je třeba vytvořit pro každý typ kontraktační výroby jeden záznam v systému.

Zadává se pouze jméno tohoto typu a jeho výrobce.

Správa dat

K zakládání nových typů kontraktačních výrobků slouží v menu Nový příspěvek služba Typ kontraktačního výrobku.

Hledání

Existující typy lze najít pomocí Univerzálního dotazu volbou typ příspěvku typ Typ kontraktačního výrobku.

Specifické tiskové sestavy

Nejsou. Seznam všech typů kontraktačních výrobků lze tisknout pomocí obecných tiskových sestav z menu Reporty.

Provádí

Role Vedoucí výroby

Definice reportů výrobních dokumentací

Účel

O výrobě každé výrobní šarže je dle předpisu SUKL nutné vytvořit písemný záznam (výrobní a kontrolní dokumentace). V systému jsou pouze některé údaje o tom, jak byla šarže vyrobena. Zejména jsou to údaje o čísle protokolu, výrobní šarži, použitých obalových jednotkách, jejich fasování ze skladu a přesné míře použití každé z nich.

Dále je k obalovým jednotkám se surovinami vygenerován předpis spotřeby.

K obalovým jednotkám s adjustací předpis spotřeby generován není. Jsou uvedeny pouze takové obalové jednotky, které by obsluha měla použít a pořadí, v jakém je nutné tyto obalové jednotky využít.

Tento typ reportu obsahuje velké množství textu, který není generován systémem. Report je ve formátu MS Word a je možné jej ze systému vyndat, aktualizovat a zase vrátit.

Správa dat

Novou výrobní dokumentaci není možné vytvořit, respektive je třeba kontaktovat dodavatele.

Hledání

Existující reporty je možné nalézt pomocí složky Reporty dokumentace. Tuto složku má ve svém pracovišti pouze role Správce dokumentace.

Specifické tiskové sestavy

Nejsou. Seznam všech reportů daného typu lze tisknout pomocí obecných tiskových sestav z menu Reporty.

Provádí

Role Správce dokumentace

Definice reportů atestů

Účel

Každý přijatý materiál je ve farmaceutických společnostech nejprve otestován. Výsledky testů jsou zapsány do počítače. Každý materiál má svůj vlastní výčet měřených parametrů. Výsledky testů je možné vytisknout pomocí reportu – atestu.

Předlohy těchto reportů jsou uloženy v systému ve formě dokumentu MS Word. Údaje, které nejsou generovány systémem, je možné měnit.

Správa dat

Nový report atestu není možné vytvořit.

Hledání

Existující reporty je možné nalézt pomocí složky Atesty. Tuto složku má ve svém pracovišti pouze role Správce dokumentace.

Provádí

Role Správce dokumentace

Definice reportů certifikátů

Účel

Každá výrobní či kontraktační šarže propouštěná farmaceutickou společností je testována. Výsledky těchto zkoušek jsou zapsány do systému. Tyto výsledky je možné vytisknout pomocí reportu Certifikátu.

Předlohy těchto reportů jsou uloženy v systému ve formě dokumentu MS Word. Údaje, které nejsou generovány systémem, je možné měnit.

Správa dat

Nový report certifikátu není možné vytvořit.

Hledání

Existující reporty je možné nalézt pomocí složky Reporty certifikátů. Tuto složku má ve svém pracovišti pouze role Správce dokumentace.

Specifické tiskové sestavy

Nejsou. Seznam všech reportů daného typu lze tisknout pomocí obecných tiskových sestav z menu Reporty.

Provádí

Role Správce dokumentace

Definice reportů propouštěcích listů

Účel

Každá výrobní či kontraktační šarže propouštěná farmaceutickou společností je testována. Na základě výsledku těchto testů lze šarži propustit. Systém umožňuje tisknout údaje o propuštění pomocí reportu propouštěcích listů (jeden pro vlastní šarže, jeden pro kontraktační).

Předlohy těchto reportů jsou uloženy v systému ve formě dokumentu MS Word. Údaje, které nejsou generovány systémem, je možné měnit.

Správa dat

Nový report propouštěcího listu není možné vytvořit.

Hledání

Existující reporty je možné nalézt pomocí složky Reporty propouštěcích listů. Tuto složku má ve svém pracovišti pouze role Správce dokumentace.

Provádí

Role Správce dokumentace

Definice reportů skladových štítků

Účel

Během propouštění vstupního materiálu, při izolaci materiálu či propouštění hotových výrobků umožňuje systém tisknout různé varianty štítků k polepení obalů.

Předlohy těchto reportů jsou uloženy v systému ve formě dokumentu MS Word. Údaje, které nejsou generovány systémem, je možné měnit.

Správa dat

Nové reporty tohoto typu není možné vytvořit.

Hledání

Existující reporty je možné nalézt pomocí složky Reporty skladový štítky. Tuto složku má ve svém pracovišti pouze role Správce dokumentace.

Specifické tiskové sestavy

Nejsou. Seznam všech reportů daného typu lze tisknout pomocí obecných tiskových sestav z menu Reporty.

Provádí

Role Správce dokumentace

Definice ostatních reportů

Účel

Systém umožňuje tisknout dále tyto reporty:

• Výrobky pohybu – přehled výrobků skladového pohybu

• Bilance – přehled použití jednotlivých obalových jednotek při výrobě šarže

• Předpis spotřeby – přehled o obalových jednotkách použitelných pro výrobu. Report umožňuje pracovníkům provádějící výrobu zapsat počty zničené adjustace jednotlivých druhů adjustace.

• Návrh na vyřazení obalu – report obsahuje pouze statický text o vyřazení obalové jednotky.

• Doklad o dodatečné spotřebě či vrácení obalu. Report se nepoužívá. K tomuto účelů slouží report obaly pohybu.

• Protokol o karanténě – report se aktuálně nepoužívá. Místo něj slouží report výrobky pohybu.

• Plán pokrytí potřeb – report tiskne přehled pokrytí materiálových potřeb pro plánovanou výrobu (Výrobní šarže založené v plánu).

• Obaly na skladu (verze více polí) – report tiskne přehled obalových jednotek na vybraném skladu.

• Objem materiálu na skladu – report dává celkové objemy materiálu na vybraném skladu.

• Obaly pohybu – přehled obalových jednotek skladového pohybu

• Výrobky na kladu – přehled výrobků na vybraném skladu

• Obaly na skladu – přehled obalových jednotek na daném skladu

• Seznam obalů položky příjmu – report tiskne seznam OJ dodaných v rámci zvolené položky příjmu.

• Prázdný záznam o příjmu dodávky – report tiskne tento prázdný formulář

• Záznam příjmu dodávky – obsahuje vyplněný formulář o příjmu dodávky

Předlohy těchto reportů jsou uloženy v systému ve formě dokumentu MS Word. Údaje, které nejsou generovány systémem, je možné měnit.

Správa dat

Nové reporty tohoto typu není možné vytvořit.

Hledání

Existující reporty je možné nalézt pomocí složky Reporty ostatní. Tuto složku má ve svém pracovišti pouze role Správce dokumentace.

Specifické tiskové sestavy

Nejsou. Seznam všech reportů daného typu lze tisknout pomocí obecných tiskových sestav z menu Reporty.

Provádí

Role Správce dokumentace

Definice reportů THN

Účel

Obsahuje reporty výrobních příkazů.

Předlohy těchto reportů jsou uloženy v systému ve formě dokumentu MS Word. Údaje, které nejsou generovány systémem, je možné měnit.

Správa dat

Nové reporty tohoto typu není možné vytvořit.

Hledání

Existující reporty je možné nalézt pomocí složky Reporty THN. Tuto složku má ve svém pracovišti pouze role Správce dokumentace.

Specifické tiskové sestavy

Nejsou. Seznam všech reportů daného typu lze tisknout pomocí obecných tiskových sestav z menu Reporty.

Provádí

Role Správce dokumentace

Výroba ve farmacii

Příjem materiálu

Účel

Zajištění příjmu farmaceutických materiálů dle předpisu SÚKL.

Popis

Materiál je nejprve naskladněn pomocí příjemky. Na příjmu se kontroluje, zda dodávka odpovídá objednávce, zda je v pořádku, zda jsou dodány úplné údaje o materiálu.

V případě, že nikoli, je třeba nedostatek zapsat, eventuelně obal reklamovat.

Jednotlivé obaly jsou systémem generovány automaticky. Údaje jednotlivých položek se vyplňují ve formuláři Položky příjmu v příspěvku Příjemka.

Uživatel může zadávat specifické (nestandardní) obaly i ručně ve formuláři Obaly příspěvku Položka příjmu. Tento formulář se zobrazí výběrem z kontextového menu na položce příjmu ve formuláři Položky příjmu příspěvku Příjemka.

V tomto formuláři je třeba také položku příjmu zamknout.

Vzniklé obalové jednotky jsou automaticky naskladněny na karanténní sklad.

Systém umožňuje vytisknout štítky (systém předpokládá žluté samolepky) a označit tak každý obal svým číslem, šarží dodavatele, názvem suroviny, datem příjmu apod.

Správně založená položka příjmu v příjemce je zamčena tak, aby již nebylo možné do ní provádět změny bez souhlasu pracovníka s rolí QA. Tím je připravena na propuštění.

Jestliže je třeba opravit údaje v příjemce, které se týkají jednotlivých generovaných obalových jednotek, je třeba postupovat uvážlivě. Nejprve je třeba kontaktovat pracovníka s rolí QA, aby konkrétní položku příjmu odemknul.

Tento pracovník by měl odemčení položky příjmu dokumentovat v pomocí formuláře Historie, který lze zobrazit pro každou kolonku volbou Historie z menu zobrazeného kliknutím pravého tlačítka na popisce libovolné kolonky.

Jestliže nebyly ještě obalové jednotky testovány ani vzorkovány (a samozřejmě ani použity ve výrobě), je možné údaje v položce příjmu aktualizovat. Tím jsou předchozí vygenerované obalové jednotky vymazány a to včetně atypických, které byly zadávány ručně. Tyto atypické obalové jednotky je třeba zadat znovu.

Jestliže byly již obalové jednotky použity či testovány, je třeba kontaktovat dodavatele systému.

Správa dat

Nová příjemka se založí z menu Nový příspěvku výběrem služby Příjemka materiálu.

Přejít na formulář pro zadávání atypických obalových jednotek lze volbou Obalové jednotky v menu zobrazené stisknutím pravého tlačítka na položce příjmu ve formuláři Položky příjmu Příjemky. Volbou Základní údaje z téhož menu lze získat formulář, který umožňuje aktualizovat údaje položky příjmu bez toho, aby byly generovány obalové jednotky.

Hledání

Hledání slouží dotazy hledající položky příjmu, příjemky či jednotlivé obaly. Bližší informace o jednotlivých složkách viz http://www.humanways.com/ph_workspace.aspx.

Specifické tiskové sestavy

• Prázdný záznam o příjmu dodávky – Příjemka formulář Základní údaje

• Tisk štítků Vzorkováno – Položka příjmu formulář Obaly

• Tisk štítků Přijato – Položka příjmu formulář Obaly

• Seznam testovaných obalů – Položka příjmu formulář Obaly

Provádí

Role vedoucí skladu.

První testování materiálu

Účel

Materiál lze použít pouze tehdy, je-li jeho kvalita ověřená platným atestem. Systém umožňuje evidovat údaje o testování a vyhovující materiál propustit na sklad Propuštěného materiálu určeného pro výrobu.

Popis

Uživatel nejprve pomocí složky Položky příjmu ještě netestované najde jednotlivé položky příjmu.

Ve formuláři Obaly jsou v kolonce Testované obaly vidět ty, které jsou aktuálně na Karanténním skladu. K těmto lze v tomto formuláři tisknout štítky Vzorkováno.

Na formuláři Atesty vytvoří nový atest a zadá datum vzorkování a pracovníka, který vzorkování provedl.

Z formuláře Obaly je třeba vytisknout štítky Vzorkováno a odpovídající obalové jednotky polepit. Tyto štítky tiskne pracovník s rolí Vedoucí skladu.

Pomocí složek Atesty nehotové, Atesty nedokončené či Atesty dle čísla a šarže se může k rozpracovanému atestu později vrátit a ve formuláři Provedené zkoušky zadat výsledky měření.

Ve formuláři Výsledky zkoušek pak stanoví zejména závěr atestu, datum expirace a také atest zamkne.

Pracovníkovi s rolí Vedoucí skladu oznámí dokončení testování. Vedoucí skladu může nyní provést skladový pohyb propuštění. Systém neumožní propustit obalové jednotky, které by neměly platný zamčený atest.

Jestliže je závěr testování pozitivní (volba Vyhověl) a jestliže je zamčen, přenese systém údaj o expiraci do položky příjmu, ze které obalové jednotky pocházejí. Jestliže je testován materiál, který má účinnost, je přenesen rovněž údaj o naměřené účinnosti.

Systém umožňuje vytisknout doklad o tom, jak testování probíhalo: Atest. Tento tisk musí pracovník s rolí QC podepsat a uložit.

Jestliže je třeba změnit zamčený atest, je třeba o odemčení požádat pracovníka s rolí QA. Tento pracovník nalezne zamčený atest a odemkne jej. O důvodech odemčení atestu provede záznam do systému pomocí formuláře Historie zobrazeného volbou Historie z menu, které se objeví, jestliže uživatel klikne pravým tlačítkem na kolonku, kterou chce okomentovat (v tomto případě kolonka Zámek).

V případě, že se jedná o poslední atest, je možné provést libovolnou změnu. V případě, že se nejedná o poslední atest, je nutné kontaktovat dodavatele.

V případě, že se jedná o změnu, která by způsobila, že se na skladu propuštěného materiálu objeví obalové jednotky, které nemají platný atest, pak v případě, že tyto obalové jednotky nejsou právě používány, nebo již rezervovány na výrobu, nic se neděje. Systém platnost atestu před rezervací vždy testuje.

V opačném případě je třeba kontaktovat dodavatele.

V případě, že atest nedopadl dobře, je třeba kontaktovat pracovníka s rolí Vedoucí skladu, aby příslušné obalové jednotky přemístil skladovým pohybem do izolace.

Správa dat

Nový atest se zakládá ve formuláři Atesty testované položky příjmu. Další údaje k existujícímu atestu se zadávají do formulářů Provedené zkoušky a Výsledky zkoušek.

Hledání

Hledání slouží dotazy hledající položky příjmu nebo atesty.

Bližší informace o jednotlivých složkách viz http://www.humanways.com/ph_workspace.aspx

Specifické tiskové sestavy

• Report atestu – Report je dostupný z formuláře Atest Výsledky zkoušek nebo atest Provedené zkoušky.

• Tisk štítků Vzorkováno – Položka příjmu formulář Obaly

• Seznam testovaných obalů – Položka příjmu formulář Obaly

Provádí

Pracovník s rolí QC

Propouštění materiálu

Účel

Materiál s ověřenou kvalitou je možné přemístit na sklad propuštěného materiálu. Tento materiál lze spotřebovávat k výrobě.

Popis

Pracovník s rolí QC upozorní pracovníka s rolí Vedoucí skladu, že byl dokončen nový atest, a že existuje nový materiál, jenž lze propustit.

Vedoucí skladu vytvoří nový skladový pohyb a zadá typ pohybu Propuštění materiálu. Systém nabízí k propuštění pouze ty položky příjmu, jejichž obaly jsou na karanténním skladu, a jsou vybaveny platným zamčeným atestem s výsledkem „Vyhovuje“.

K těmto obalovým jednotkám vytiskne štítky (na zelené samolepky) Propuštěno.

Každý skladový pohyb je dvoufázový. Nejprve se generuje žádost, ke které lze vytisknout příslušný report. Žádost o pohyb je třeba po fyzickém provedení potvrdit na formuláři Schválení pohybu.

Správa dat

Nový pohyb lze vytvořit volbou Pohyb z menu Nový příspěvek.

Hledání

Ke hledání slouží dotazy hledající pohyby.

Bližší informace o jednotlivých složkách viz http://www.humanways.com/ph_workspace.aspx

Specifické tiskové sestavy

• Obaly pohybu – z Pohybu ve formuláři Schválení pohybu

• Zelené štítky propuštěno – z Pohybu ve formuláři Schválení pohybu

Provádí

Pracovník s rolí QC

Plánování výroby

Účel

Je třeba včas zjišťovat, zda jsou skladové zásoby dostatečné pro plánovanou výrobu. Je třeba poskytnout podklady pro rozhodnutí, zda je třeba jen otestovat existující materiál, nebo i nakoupit nový.

Popis

Pracovník s rolí Vedoucí výroby má k dispozici příspěvek ve znalostech, který se jmenuje plán. Zde se zadávají jednotlivé výrobní příkazy. V sekci Souvislosti je k dispozici report, který udává, kolik materiálu je třeba, přebývá či chybí a kolik je ho k dispozici v karanténním skladu.

Správa dat

Příspěvek Plán.

Hledání

Není třeba.

Specifické tiskové sestavy

• Pokrytí potřeb plánu – z Plánu.

Provádí

Pracovník s rolí Vedoucí výroby

Výroba vlastních výrobních šarže a polotovarů

Účel

Je třeba rezervovat materiál v obalových jednotkách, předepisovat skladové pohyby, zaznamenávat skutečně spotřebovaný materiál, další údaje vyrobené šarže.

Popis

Pracovník s rolí Vedoucí výroby nejprve založí novou výrobní kampaň. To znamená, že určí typ realizovaného výrobního příkazu a počet opakování.

Jakmile uživatel kampaň uloží, provede počítač rezervaci materiálu a naplánuje skladové pohyby. Systém pracuje tak, že dle definice výrobního příkazu zjistí, kolik je kterého materiálu pro výrobu potřeba. Dle této definice vyhledá obalové jednotky, které jsou nejstarší, mají stále platný atest, jsou na skladu propuštěného materiálu či ve výrobě, obsahují nějaký volný materiál a nejsou označeny jako prázdné.

V těchto obalových jednotkách provede rezervaci. Rezervace je plánovaná změna množství obsahu obalové jednotky. Tato plánovaná změna množství se v případě, že se jedná o materiál se surovinou, rezervuje pro konkrétní výrobní šarži, zatímco v případě adjustace pro kampaň jako celek.

Rozdílnost způsobu rezervace je dána tím, že suroviny mohou mít účinnost a ta se může obal od obalu lišit (různé šarže). Také platí, že výrobní příkaz říká přesně množství surovin, které má být použito. Ovšem u adjustace toto množství jisté není, protože velikost výtěžku se může lišit.

V případě, že počítač nenalezne dostatek materiálu, podívá se, zda se nejedná o materiál, jenž lze dodat do výroby později. V případě, že se o takový materiál nejedná, zruší veškeré rezervace na danou kampaň a oznámí uživateli, že se kampaň nepodařilo vytvořit z důvodu nedostatku daného materiálu a oznámí také chybějící množství.

V případě, že chybějící materiál lze dodat později, chybějící množství si zapamatuje. O tom, který materiál lze aktuálně při zadávání kampaně oželet, rozhoduje zaškrtnutí kolonky Nutný pro zahájení výroby na kartě daného typu materiálu.

Přehled materiálu, který je třeba dovyskladnit je dán pomocí formulářů Chybějící suroviny a Chybějící adjustace. Tento přehled je možné ručně měnit. To znamená, že je možné přidat další údaje o chybějících surovinách či adjustaci v případě, kdy je výtěžek neočekávaně velký, nebo dodaný materiál obsahoval skrytou vadu a musí být nahrazen jiným materiálem.

Chybějící materiál lze kdykoli dovyskladnit. V případě žádosti o dovyskladnění postupuje systém stejně jako v případě, řádné rezervace při prvním zadání kampaně. Opět hledá nejstarší obalové jednotky s platným atestem atd.

Jestliže se podaří výrobní kampaň do systému zadat, provede pracovník s rolí Vedoucí výroby kontrolu označení šarží jednotlivých výrobních šarží. Toto označení generuje systém a v případě, tzv. zákaznických šarží nemusí generovaný údaj vyhovovat.

Otevřít formuláře výrobních šarží vyráběných v rámci kampaně je možné výběrem konkrétního formuláře z menu zobrazeného stisknutím pravého tlačítka myši na řádcích tabulky kolonky Výrobní šarže ve formuláři Základní údaje kampaně.

Pro každou výrobní šarži vytvoří systém dva druhy skladových pohybů. Výdej obalových jednotek se surovinami a výdej obalových jednotek s adjustací.

Pohyby vydávají ty obalové jednotky, které obsahují materiál rezervovaný pro výrobu konkrétní šarže v případě surovin, nebo kampaně v případě adjustace. I v případě adjustace je však výdej konkrétních obalových jednotek rozdělen do pohybů pro každou výrobní šarži dle předpokládaných objemů výtěžku a tedy i předpokládané potřebě kusů adjustace.

Pracovník s rolí Vedoucí výroby vytiskne jednotlivé výrobní dokumentace, které obsahují předpis spotřeby jednotlivých obalových jednotek se surovinami, žádanky o výdej chybějícího materiálu a další údaje.

Pracovník s rolí Mistr výroby nahlásí pracovníkovi s rolí Vedoucí skladu záměr začít výrobu určité výrobní šarže. Vedoucí skladu dohledá konkrétní žádost o výdej materiálu (surovin) a tento materiál mu vydá. Mistr výroby vydání materiálu potvrdí svým podpisem.

Mistr výroby si vytiskne report, který se jmenuje Předpis spotřeby materiálu. Tento report informuje pracovníky výroby o tom, kterou obalovou jednotku mají jak spotřebovat.

Mistr výroby později žádá pracovníka s rolí Vedoucí skladu o dovydání adjustace na danou výrobní šarži. Ten opět dohledá v systému kampaní generovanou žádanku o potřebný pohyb a dovydá adjustaci. O každém skladovém pohybu je možné vytisknout záznam, který by si měli předávající i přijímající pracovník podepsat.

Konkrétní pracovníci provádějící výrobu postupují podle reportu Předpis spotřeby materiálu, kam zapisují počty zničené adjustace od každého typu materiálu.

V případě, že nebyl veškerý materiál k dispozici v okamžiku zadávání šarže, dovyskladní materiál pracovník s rolí Vedoucí skladu jakmile je potřeba a dostupný.

Dovyskladnění se provádí z formuláře Základní údaje Kampaně, kde se zaškrtne příslušné zaškrtávací políčko (Dovyskladnit suroviny, Dovyskladnit adjustaci).

Jakmile Mistr výroby ukončí spotřebu surovin dle předpisu, potvrdí plán spotřeby obalových jednotek ve formuláři Suroviny – spotřeba dané výrobní šarže.

V případě, že ve výrobě nebylo možné postupovat dle navrženého plánu z důvodů například neočekávané ztráty materiálu apod., pozmění mistr výroby plán ve formuláři Suroviny spotřeba tak, aby vyhovoval, a ten potvrdí.

Po ukončení práce se surovinami je potřeba uvolnit odpovídající obalové jednotky, tj. dát systému najevo, že pro danou šarži již není potřeba obalové jednotky držet ve výrobě. Uvolňování se děje prostřednictvím formuláře Základní údaje výrobní šarže.

Systém kontroluje, zda neexistuje nějaká neschválená (pouze naplánovaná, avšak neprovedená) změna množství obsahu obalu se surovinou.

Po ukončení práce se surovinami je třeba výrobky zabalit a příslušnou spotřebu jednotlivých obalových jednotek s adjustací do systému zadat.

Systém umožňuje generovat spotřebu materiálu z obalových jednotek zadáním počtu vyrobených kusů a druhů materiálů, který byl na zabalení použit.

Toto generování je možné opakovat a tak další spotřebu materiálu postupně přidávat.

Díky tomu je možné zadat nejprve spotřebu pouze primární adjustace dle počtu vyrobených kusů. Později přepočítat počet výrobků, který se sníží o kusy zničené například balením a nechat vygenerovat spotřebu materiálu se sekundární adjustací.

Samostatně je možné do systému zadávat od každého materiálu zničené kusy.

Výsledkem zadávání spotřeby je plán výběru materiálu z obalových jednotek. V systému se tento skládá z jedné či více neschválených změn množství obsahu obalu.

Změny množství je možné buď selektivně (postupně) či najednou potvrdit, čímž dojde ke skutečnému snížení obsahu obalových jednotek. Toto snížení se může nezdařit z toho důvodu, že v obalových jednotkách není materiálu dostatek. Počítač v takovém případě vydá varovné hlášení. Jestliže se hlášení objeví, znamená to v případě, že výroba již produkt zabalila, zásadní problém a to z toho důvodu, že byl porušen předpis spotřeby.

Naopak v případě, že je předpis dodržen, ale během výroby se zjistí, že rezervace materiálu nedostačuje (například z důvodů nekvality adjustace), stačí chybějící objemy nahlásit pracovníkovi s rolí Vedoucímu skladu, který může chybějící materiál dovyskladnit.

Ten nalezne příspěvek odpovídající kampaně výrobní šarže a dodá pomocí formulářů Chybějící adjustace a Chybějící suroviny potřebné množství. Založením údaje o chybějící surovině či adjustaci se hodnocení vydání adjustace či surovin ve formuláři Základní údaje kampaně změní z hodnocení „Vydáno vše“ na „Není vše vydáno“. V tomto formuláři je možné vytvořit odpovídající skladový pohyb, který příslušené obalové jednotky dovydá.

Je-li výrobní šarže zabalena, je možné uvolnit ve formuláři Základní údaje výrobní šarže obalové jednotky obsahující adjustační materiál. Systém prověřuje, zda neexistuje plánovaný výběr z obalové jednotky, který by nebyl skutečně proveden. Dále kontroluje, zda je zadán počet vyrobených kusů.

Je-li výrobní šarže poslední v kampani, pak systém zruší veškerou zbývající rezervaci obsahu obalových jednotek na danou kampaň, je-li ještě nějaká.

Uvolnění materiálu z výrobní šarže je důležité. Pouze obalové jednotky, které jsou uvolněny ze všech výrobních šarží, jež je používaly, je možné vrátit zpět do skladu propuštěného materiálu ovšem pouze v případě, že neexistuje nějaká jiná již naplánovaná kampaň, která by měla dané obalové jednotky používat.

Materiály je možné uvolňovat buď ve dvou krocích (všechny suroviny, všechna adjustace), nebo průběžně (materiál 1, materiál 2, atd.).

Průběžné uvolňování materiálů z výroby (dříve než je vše vyrobeno) má ten význam, že umožňuje pracovníkovi s rolí Vedoucí skladu provádět téměř kdykoli inventuru skladových zásob. Tzn. porovnání stavu skladových zásob v počítači se skladem stavových zásob v realitě.

Jestliže pracovník s rolí Mistr výroby zapíše skutečný počet vyrobených kusů a ukončí výrobu hodnocením, že se podařila, vygeneruje systém skladový pohyb Předání výrobků do karanténního skladu.

Pracovník s rolí Mistr výroby svoji práci v systému s danou výrobní šarží končí tím, že po ukončení kampaně vrátí pomocí formulářů Suroviny – přesun a Adjustace – přesun na sklad propuštěného materiálu.

V případě, že se výroba výrobní šarže nezdaří, je třeba vygenerovat ty změny množství, které odpovídají skutečně spotřebovanému materiálu tak, aby v obalových jednotkách v počítači nezůstal materiál, který v nich ve skutečnosti není. Je třeba k tomu použít formuláře Suroviny – spotřeba a Adjustace – spotřeba.

Teprve pak je možné všechny materiály z výroby dané šarže uvolnit a ukončit výrobu hodnocením Nezdařilo se.

V případě, že je potřeba z jakéhokoli důvodu do výroby dodat materiál, oznámí tuto skutečnost Mistr výroby Vedoucímu skladu.

Systém nalezne daný materiál stejným postupem jako v případě řádného výdaje při vytváření kampaně.

Ukončení výroby zadáním počtu předávaných kusů a zapsáním výsledku výroby je daná výrobní šarže dostupná pracovníkovi s rolí Vedoucí výroby, který zapíše výsledek kontroly výrobní dokumentace.

Jakmile tato kontrola dopadne dobře, je výrobní šarže připravena k zapsání výsledku kontroly kvality pracovníkem s rolí QC.

Správa dat

Novou kampaň lze zadat volbou Kampaň z menu Nový příspěvek pracovníkem s rolí Vedoucí výroby.

Chybějící materiál lze dovyskladnit z formuláře Základní údaje kampaně. Zadat žádost o chybějící materiál lze pomocí formulářů Chybějící adjustace, Chybějící suroviny Kampaně.

Přehled o stavu vydání jednotlivých obalových jednotek s materiálem pro danou šarži lze získat z formulářů Adjustace – výdej, Suroviny – výdej Výrobní šarže.

Spotřeba surovin

Plánovat spotřebu a spotřebovávat suroviny lze pomocí formuláře Suroviny spotřeba Výrobní šarže. Toto provádí pracovník s rolí Mistr výroby.

Formulář umožňuje dva typy úkonů:

• Plánování spotřeby obsahu obalových jednotek a

• Potvrzení plánu

V případě surovin je často možné přímo volit druhý typ úkonu, tj. potvrzení plánu, vždy pouze v případě, že byl plán beze změn dodržen.

Spotřeba adjustace

Zapsat spotřebu adjustace je komplikovanější, protože nemůže předem existovat plán.

Proto má formulář Adjustace spotřeba 3 typ úkonů, které v něm lze provádět:

• Generovat spotřebu vybraných materiálů dle počtu zadaných kusů výrobků

• Generovat spotřebu jediného materiálu dle zadaného množství kusů tohoto materiálu

• Potvrdit navržené změny v obsahu obalových jednotek

Vytvářet žádanku na vrácení obalových jednotek z výroby lze pomocí formuláře Suroviny – přesun a Adjustace – přesun Výrobní šarže. Provádí Mistr výroby.

Ukončit výrobu, uvolnit materiály lze z formuláře Základní údaje příspěvku typu Výrobní šarže.

Zapsat výsledek kontroly výrobní dokumentace je možné ve formuláři Základní údaje příspěvku typu Výrobní šarže. Provádí Vedoucí výroby.

Potvrzování skladových pohybů je možné z formuláře Schválení příspěvku typu Skladový pohyb.

Hledání

Ke hledání slouží dotazy hledající pohyby, výrobní šarže, kampaně.

Bližší informace o jednotlivých složkách viz

http://www.humanways.com/ph_workspace.aspx

Specifické tiskové sestavy

• Záznam o výrobě šarže – z formuláře Základní údaje příspěvku typu Výrobní šarže.

• Předpis spotřeby – z formuláře Základní údaje příspěvku typu Výrobní šarže.

• Bilance – z formuláře Základní údaje příspěvku typu Výrobní šarže.

• Obaly pohybu, Výrobky pohybu – z formuláře Žádost o provedení pohybu.

Provádí

Role Vedoucí výroby, Vedoucí skladu, Mistr výroby.

Příjem kontraktačních šarží

Účel

Některé výrobky mohou dodávat pro uživatele tohoto software externí dodavatelé. V takovém případě, je potřeba tyto výrobky naskladnit tak, aby je bylo možné dále standardně otestovat a propustit.

Popis

Pracovník s rolí Vedoucí skladu pomocí příspěvku Kontraktační šarže může do systému založit údaje o dodávce kontraktační šarže.

Správa dat

Nová kontraktační šarže se vytvoří volbou Kontraktační šarže v menu Nový příspěvek.

Hledání

Ke hledání slouží dotazy hledající kontraktační šarže.

Bližší informace o jednotlivých složkách viz

http://www.humanways.com/ph_workspace.aspx

Specifické tiskové sestavy

Nejsou.

Provádí

Role Vedoucí skladu

Testování výrobních šarží

Účel

Z karanténního skladu lze výrobky přesunout do expedičního skladu, jen jsou-li otestovány a je-li celá dokumentace výrobního a kontrolního postupu zkontrolována kvalifikovanou osobou.

Popis

Pracovník s rolí QC si může v systému nalézt všechny ty výrobní šarže, které již mají zkontrolovanou výrobní dokumentaci. U těchto šarží si zkontroluje kontrolní dokumentaci a vyplní údaje o výsledku testování do formuláře Certifikát. Zde zadá také údaj o datu expirace dané Výrobní šarže.

Zadá také aktuální datum provedení zkoušek.

Výsledky testů lze vytisknout pomocí reportu Certifikát.

Výsledný Certifikát je třeba zamknout.

Správa dat

Měřené hodnoty a závěr testování se vepisují do formuláře Certifikát příspěvku typu Výrobní šarže.

Záznam o zkontrolování výrobní dokumentace se zapisuje do formuláře Základní údaje příspěvku typu Výrobní šarže.

Hledání

Ke hledání slouží dotazy hledající certifikáty, výrobní šarže, kampaně.

Bližší informace o jednotlivých složkách viz

http://www.humanways.com/ph_workspace.aspx

Specifické tiskové sestavy

• Certifikát – tiskne se z formuláře Certifikát příspěvku typu Výrobní šarže.

Provádí

Role QC

Testování kontraktačních šarží

Účel

Kontraktační šarže musejí být otestovány a propuštěny.

Popis

Provedení se nijak neliší od testování vlastních výrobních šarží.

Správa dat

Výsledky testování se zapisují do formuláře Certifikát příspěvku typu Kontraktační šarže.

Hledání

Ke hledání slouží dotazy hledající certifikáty a kontraktační šarže.

Bližší informace o jednotlivých složkách viz http://www.humanways.com/ph_workspace.aspx

Specifické tiskové sestavy

• Certifikát – z formuláře Certifikát.

Provádí

Role QC

Propouštění výrobních a kontraktačních šarží

Účel

Výrobní šarže či polotovary, které mají zkontrolovanou výrobní a kontrolní dokumentaci, jsou otestovány a mají hotový certifikát, je třeba propustit.

Popis

Propuštění spočívá v systému v nalezení propouštěné výrobní či kontraktační šarže a zaškrtnutí jediného políčka.

Pracovník, který propuštění provádí, se musí podepsat do kolonky Kvalifikovaná osoba.

Správa dat

Propuštění se provádí ve formuláři Základní údaje příspěvku Výrobní či Kontraktační šarže. Tento úkon lze provést jedině tehdy, jestliže má výrobní šarže v systému provedenou kontrolu výrobní dokumentace, kontrolní dokumentace a zamčený hotový certifikát.

V případě kontraktační šarže se kontrola výrobní dokumentace neprovádí. Postačí kontrola kontrolní dokumentace a zamknutý certifikát.

Propuštěním vzniká automaticky skladový pohyb, který propuštěné množství výrobků převádí do expedičního skladu.

Hledání

Ke hledání slouží dotazy hledající výrobní a kontraktační šarže k propuštění.

Bližší informace o jednotlivých složkách viz http://www.humanways.com/ph_workspace.aspx

Specifické tiskové sestavy

• Propouštěcí list – z formuláře Základní údaje

Provádí

Role Kvalifikovaná osoba.

Propouštění polotovarů

Účel

Polotovar je výrobek, který lze použít pro výrobu jiné výrobní šarže. Propuštěním polotovaru vzniká obalová jednotka předepsaného materiálu s atestem ve formě certifikátu polotovaru.

Popis

Propouštění polotovarů se liší od propouštění výrobních šarží pouze skladovým pohybem, který automaticky vzniká. Nejedná se o pohyb výrobků na expediční sklad, ale o pohyb obalové jednotky do skladu propuštěného materiálu.

Správa dat

Základní údaje výrobní šarže.

Hledání

Ke hledání slouží dotazy hledající výrobní šarže k propuštění.

Bližší informace o jednotlivých složkách viz http://www.humanways.com/ph_workspace.aspx

Specifické tiskové sestavy

• Propouštěcí list – z formuláře Základní údaje výrobní šarže

Provádí

Role Kvalifikovaná osoba

Další skladové pohyby

Prodej materiálu

Účel

Občas je potřeba propuštěný či nepropuštěný materiál nepoužít na farmaceutickou výrobu, ale prodat.

Popis

Jedná se o nevratný pohyb, který umožňuje převést obalové jednotky buď ze skladu propuštěného materiálu či z karanténního skladu jinam.

Správa dat

Pohyb se vytvoří volbou Pohyb z menu Nový příspěvek.

Dále je třeba vybrat typ pohybu Prodej materiálu. Systém umožňuje zvolit požadovaný druh materiálu. Konkrétní obalové jednotky nabízí jen v případě, že jejich obsah není aktuálně rezervován pro výrobu.

Hledání

Ke hledání slouží dotazy hledající skladové pohyby.

Bližší informace o jednotlivých složkách viz http://www.humanways.com/ph_workspace.aspx

Specifické tiskové sestavy

• Obaly pohybu – z formuláře Schválení pohybu

Provádí

Role Vedoucí skladu

Převod materiálu do kosmetiky

Účel

Občas je třeba převést propuštěný či nepropuštěný materiál nevratně do oddělení pro výrobu kosmetiky.

Popis

Jedná se o nevratný skladový pohyb převedení volných obalových jednotek do kosmetiky.

Správa dat

Pohyb se vytvoří volbou Pohyb z menu Nový příspěvek.

Dále je třeba vybrat typ pohybu Převod do kosmetiky. Systém umožňuje zvolit požadovaný druh materiálu a sklad. Konkrétní obalové jednotky nabízí jen v případě, že jejich obsah není aktuálně rezervován pro výrobu.

Hledání

Ke hledání slouží dotazy hledající skladové pohyby.

Bližší informace o jednotlivých složkách viz http://www.humanways.com/ph_workspace.aspx

Specifické tiskové sestavy

• Obaly pohybu – z formuláře Schválení pohybu

Provádí

Role Vedoucí skladu

Prodej části obalové jednotky

Účel

Někdy je třeba prodat či převést mimo farmacii nikoli celou obalovou jednotku, ale pouze její část. V systému se to provádí tak, že se jedna obalová jednotka rozdělí na dvě a příslušný díl skladovým pohybem oddělené obalové jednotky vyskladní.

Popis

Provádí se nová změna množství v existujícím obalu typu oddělení. Nově vzniklý obal se převede skladovým pohybem.

Správa dat

Nejprve je třeba vytvořit z jedné obalové jednotky novou oddělením části obsahu. To se provádí ve formuláři Základní údaje příspěvku Změna množství obalu.

Změna množství se vytváří volbou Změna množství v menu Nový příspěvek. Je třeba najít původní obal a přetáhnout jej myší do kolonky Obal.

Nový obal se objeví v kolonce Nový obal je-li zvolen typ změny množství oddělení.

Nový obal je třeba otevřít a vhodně pojmenovat, aby jej bylo možné následně vytvořeným skladovým pohybem snadno nalézt.

Hledání

Ke hledání slouží dotazy hledající skladové pohyby či obaly.

Bližší informace o jednotlivých složkách viz http://www.humanways.com/ph_workspace.aspx

Specifické tiskové sestavy

• Obaly na skladu – z formuláře Základní údaje příspěvku Sklad

• Objem materiálu na skladu – z formuláře Základní údaje příspěvku Sklad

• Obaly pohybu – z formuláře Schválení skladového pohybu.

Provádí

Role Vedoucí skladu

Napojení na systém Pohoda

Jakákoli aktivita, která má účetní dopad, je událostí, která umožňuje vygenerovat exportní soubor. Na serveru je pravidelně každou hodinu spouštěn program, který spouští Pohodu a všechny exportní soubory importuje. Výsledek tohoto importu je zapsán zpětně do formuláře, který obsahuje data, která byla exportována.

Některé exporty ze systému se provádí automaticky a je možné je provést jen jednou. O jiné je nutné zažádat ručně a je možné je provést opakovaně.

Mezi zdrojovými daty a daty v exportním balíčku není žádný vztah. Jsou-li data v systému změněna na již vyexportovaná data v exportním balíčku to nemá žádný vliv.

Modul Farmacie eviduje stav materiálu v každé jednotlivé obalové jednotce. Systém Pohoda nikoli. Systém Pohoda pracuje s tzv. kartami materiálu. Je-li jeden a ten samý materiál na více skladech, má na každém svoji vlastní kartu materiálu s rozdílným číslem Id.

Modul Farmacie umožňuje zadat u každé karty materiálu tato Id jednotlivých skladů tak, aby importní mechanismus Pohody dokázal skladovou zásobu správně rozpoznat. Není-li Id zásoby materiálu zadáno správně, nemůže importní mechanismus zásobu rozpoznat a import se nezdaří.

Příjem materiálu

Účel

Umožnit exportovat data o příjmu materiálu vytvořená v systému Fluensis do systému Pohoda tak, aby data o příjmu nemusela být zadávána dvakrát.

Popis

Modul Farmacie umožňuje vytvářet příjemky materiálu, generovat jednotlivé obalové jednotky, zadávat atypické obaly ručně. Na jedné příjemce může být zadáno 0 až n položek příjmu. Položka příjmu může obsahovat 0 až n obalových jednotek s jedním typem materiálu od jednoho dodavatele a výrobce.

V Pohodě musí mít každá příjemka pouze jediného dodavatele. Není tedy vždy možné importovat příjemky do Pohody vždy jedna k jedné.

Exportují se pouze ty položky příjemky, které jsou zamčené.

Správa dat

Ve formuláři Základní údaje příspěvku Příjemka je políčko Odeslat do Pohody. Zaškrtnutím a uložením je vytvořen exportní soubor, který je do Pohody importován nejpozději za hodinu.

Výsledek importu se objevuje v kolonce Výsledek. V tomto poli se objeví stav výsledku importu a v případě, že dopadl dobře (id zásoby bylo rozpoznáno), jsou zde i čísla příjemek vygenerovaných Pohodou.

Provádí

Role Vedoucí skladu

Odpis materiálu

Účel

Umožnit exportovat data o spotřebě materiálu na úspěšnou či neúspěšnou výrobu šarže.

Popis

Modul Farmacie umožňuje evidovat, kolik materiálu z jakých obalových jednotek spotřebováno na výrobu konkrétní výrobní šarže. Naproti tomu systém Pohoda neeviduje konkrétní obalové jednotky, pouze celkové objemy materiálu.

Jakmile je u výrobní šarže zadán výsledek výroby vygeneruje systém automaticky exportní balíček dat, který obsahuje celkovou spotřebu každého materiálu pro výrobu dané šarže.

Tento balíček dat obsahuje také cenu každého druhu materiálu. Cena je založena na údaji ceny materiálu z položek příjmu, které použitý materiál naskladnily.

Správa dat

Ve formuláři Základní údaje příspěvku Výrobní šarže je kolonka Průběh výroby. Jakmile je prvně průběh výroby zadán, vygeneruje systém exportní balíček dat.

Výsledek importu do Pohody se objevuje v kolonce Výsledek odeslání. V tomto poli se objeví stav výsledku importu a v případě, že dopadl dobře (id zásoby bylo rozpoznáno), je zde i číslo výdejky vygenerované Pohodou.

Provádí

Role Vedoucí skladu

Příjem propuštěných výrobků

Účel

Umožnit automaticky naskladnit v Pohodě v modulu propuštěné množství výrobků.

Popis

Je-li výrobní či kontraktační šarže propuštěna, vzniká automaticky žádost o skladový pohyb Propuštění výrobků, kterým se převádí propuštěné množství kusů výrobku na expediční sklad.

Je-li tento skladový pohyb potvrzen (proveden), je možné zažádat si o vygenerování exportního balíčku s daty o naskladnění.

Správa dat

V formuláři Schválení pohybu je kolonka Odeslat do Pohody. Je-li zaškrtnuta, generuje se exportní balíček.

Výsledek importu do Pohody se objevuje v kolonce Výsledek exportu. V tomto poli se objeví stav výsledku importu a v případě, že dopadl dobře (id zásoby bylo rozpoznáno), je zde i číslo příjemky vygenerované Pohodou.

Provádí

Role Vedoucí skladu

Další skladové pohyby

Účel

Umožnit synchronizovat s Pohodou údaje o skladových pohybech typu izolace, převod do kosmetiky, prodej materiálů, vrácení materiálu z izolace.

Popis

V případě schválení skladového pohybu typu:

• izolace,

• převod do kosmetiky,

• prodej materiálu,

• vyreklamování obalů a výrobků

  je možné u schváleného pohybu vygenerovat exportní balíček dat tak, aby údaje o tomto pohybu nebylo nutné v Pohodě vytvářet duplicitně.

Správa dat

Všechny tyto skladové pohyby umožňují ve formuláři Schválení pohybu zaškrtnout pole Odeslat do Pohody. Je-li zaškrtnuta, generuje se exportní balíček.

Výsledek importu do Pohody se objevuje v kolonce Výsledek exportu. V tomto poli se objeví stav výsledku importu a v případě, že dopadl dobře (id zásoby bylo rozpoznáno), je zde i číslo dokladu s převodkou vygenerované Pohodou.

Provádí

Role Vedoucí skladu

Další informace : www.humanways.com