Publikováno 19.12.2015

Řízení komunikace HR - IT ve workflow engine Orgnes - Analýza

Obsah:

• Řízení komunikace HR - IT
• Podporované procesy
• Role
• Šablony
• Pracovní postupy
• Bezpečnost
• Importy a exporty
• Lokalizace
• Tiskové sestavy

Řízení komunikace HR - IT

Řešení zjednodušuje komunikaci mezi HR oddělením a IT oddělením týkající se přijetí či přeřazení zaměstnanců a také ukončení jejich pracovního poměru.

Řešení také zjednodušuje řízení IT oddělení při zpracování z toho plynoucích požadavků.

Podporované procesy

Řešení zjednodušuje přesné formulování požadavků HR oddělení na IT oddělení ohledně specifikace IT úkonů, které je nutné provést v souvislosti s následujícími činnostmi:

• Přijetí zaměstnanců – IT oddělení musí provést určitou sérii úkonů odpovídající přípravě pracovní pozice tak, aby nový zaměstnanec mohl pracovat. Například připravit notebook, založit uživatele ve Windows domain, přidělit práva.
• Přeřazení zaměstnanců – IT oddělení musí zjistit současný stav odpovídající aktuálnímu zařazení přeřazovaného pracovníka, cílový stav a definovat sérii úkonů odpovídající rozdílu mezi definicí původního a nového zařazení zaměstnance. Typicky to v praxi znamená vrátit některé již provedené úkony zpět (vrátit služební notebook, odebrat roli v IT systému) a provést některé úkony nově (připravit desktop, přidat roli v jiném IT systému).
• Ukončení pracovního poměru – dle definice potřebných úkonů k výkonu pracovní pozice a historie provedených úkonů vrátit tyto úkony zpět.
• Přidělování úkolů administrátorům odpovědným za IT úkony nějakého typu, plnění těchto úkonů, zasílání upozornění na změnu stavu úkolů apod.
• Údržba číselníku hierarchie pracovních pozic.
• Údržba číselníku hierarchie IT úkonů, které umí IT oddělení poskytovat za účelem nastavení pracoviště pro výkon pracovní pozice. Evidence IT administrátorů schopných vykonávat dané IT úkony.
• Údržba definice množiny IT úkonů potřebných k výkonu pracovníka v dané pracovní pozici

Celé řešení je vytvořeno pomocí workflow engine Orgnes pouhým jeho nastavením. Je tedy možné jej jakkoli změnit.

Role

Kapitola popisuje hlavní druhy uživatelů řešení (role) a také složky, které mají v pracovišti, aby mohli snadno získat přehled o historických datech v systému (panel Hledání) a aktuálním stavu událostí (panel Úkoly).

Panely Hledání a Úkoly jsou v systému definované díky nastavení. Nemusí být součástí řešení, avšak v tomto případě jsou vhodné pro všechny účastněné role. Panely obsahují některé často používané složky. Složky jsou organizovány prostřednictvím Katalogu.

Vedoucí pracovník IT oddělení

Jedná se o pracovníka, který řídí provoz IT oddělení. Může mít pod sebou IT administrátory zodpovědné za nějakou skupinu IT úkonů nebo tyto práce provádět sám.

• Hledání:
  • Pracovní pozice – složka najde všechny nesmazané pracovní pozice.
  • Žádosti HR – složka najde všechny nesmazané žádosti HR oddělení.
• Úkoly:
  • Žádosti HR s úkolem – složka najde všechny HR žádosti, kde má aktuální uživatel s touto rolí nesplněný úkol.

Pracovník IT oddělení

Jedná se o pracovníka, který umí provádět alespoň jeden, či (častěji) celou skupinu IT úkonů. Jeden typ úkonu může provádět více pracovníků IT oddělení. V takovém případě, systém přiděluje tzv. skupinový úkol.

• Hledání:
  • Pracovní pozice – složka najde všechny nesmazané pracovní pozice.
  • Žádosti HR moje – složka najde takové nesmazané žádosti HR, v rámci které aktuální uživatel vykonal nějaký IT úkon.
• Úkoly:
  • Žádosti HR s úkolem – složka najde takové nesmazané HR žádosti, kde má aktuální uživatel nesplněný úkol provedení nějakého IT úkonu.

Vedoucí pracovník HR oddělení

Jedná se o pracovníka, který vytváří žádosti HR na IT oddělení. Může řídit další pracovníky HR oddělení.

• Hledání:
  • Pracovní pozice – složka najde všechny nesmazané pracovní pozice.
  • Žádosti HR – složka najde všechny nesmazané pracovní pozice.
• Úkoly:
  • Žádosti HR s nesplněním úkolu – najde všechny takové nesmazané HR žádosti, kde má aktuální uživatel nesplněný úkol.

Pracovník HR oddělení

Vytváří HR žádosti. Je řízen vedoucím HR oddělení.

• Hledání:
  • Žádosti HR moje – složka najde všechny nesmazané HR žádosti vytvořené aktuálním uživatelem.
• Úkoly:
  • Žádosti HR s úkolem – složka najde všechny nesmazané HR žádosti, kde má aktuální uživatel úkol.

Vedoucí zaměstnanec

Pracovník, který řídí pracovníka, kterého se týká HR žádost.

• Hledání:
  • Žádosti HR podřízení – složka najde všechny takové žádosti HR, které se týkají pracovníků řízených aktuálním uživatelem.

Zaměstnanec

Pracovník, kterého se týká žádost HR oddělení.

Šablony

Žádost HR na IT

Šablona umožňuje evidovat údaje týkající se nástupu, změny zařazení a ukončení pracovního poměru zaměstnanců.

Základní údaje

Formulář pro HR pracovníka umožňuje aktualizovat podklady, které musí IT mít, aby mohlo žádost zpracovat:

• Typ požadavku:
  • nástup,
  • změna,
  • ukončení.
• Datum vytvoření požadavku
• Poznámka (např. požadavek na změnu v IT systému) – formátovaný text dlouhý
• Zaměstnanec (jeden nebo více) – výběr ze všech aktivních zaměstnanců
• Z pozic – výběr jedné či více pracovních pozic. Objeví se jen při Typu požadavku = změna.
• Na pozice – Výběr jedné či více pozic. Je vidět pouze v případě typu požadavku = nástup či změna.
• Pracoviště – kde zaměstnanec bude pracovat. Dlouhý text.
• Předloženo? – zda je zadání ze strany HR hotovo a může se začít pracovat. Logická hodnota.

Zpracování

Formulář umožňuje aktualizovat stav provádění potřebných IT úkonů, které vygeneroval systém, a které je možné dále upravovat.

• Seznam IT úkonů – IT úkony, které je třeba provést.
• IT Pracovník – výběr ze všech IT pracovníků schopných provádět daný typ IT úkonu. Implicitně aktuální uživatel.
• Typ IT úkonu – výběr z hierarchie IT úkonů.
• Splněn? – logická hodnota
• Datum ukončení
• Komentář – dlouhý text

Uzavření požadavku

Formulář pro Vedoucího IT a HR pracovníka umožňuje aktualizovat údaje týkající se uzavření požadavku. Je dostupný v případě, že všechny IT úkony byly splněny:

• Hotovo (dle vedoucího IT) – výběr ano, ne, neví se.
• Datum, splnění požadavku - jen pro čtení
• Komentář od IT pracovníka – text dlouhý
• Komentář od HR pracovníka – text dlouhý. Slouží jako poznámka určená pouze HR pracovníkovi samotnému.

Pracovní pozice

Pozice, pro kterou, musí IT pracovník provést alespoň jeden IT úkon, aby zaměstnanec mohl na pracovní pozici práci vykonávat.

Základní údaje

Formulář pro IT pracovníka a HR pracovníka umožňuje aktualizovat základní údaje pracovní pozice.

• Název – text krátký
• Pracoviště (místo nebo místa) – výběr jednoho nebo více míst ze všech míst kde jsou jednotlivá pracoviště
• Vznik – datum
• Zánik – datum
• Pracovní náplň – text dlouhý
• IT úkon (jeden nebo více) – výběr jednoho nebo více typů IT úkonů z hierarchie IT úkonů
• Patří pod – Pod jakou pozici má být zařazen.

IT úkon

Úkon, který provede IT pracovník, aby zaměstnanec mohl nastoupit na pracovní pozici, nebo být z pracovní pozice vyjmut

Základní údaje

Formulář pro IT pracovníka umožňuje aktualizovat základní údaje ke konkrétnímu řešenému IT úkonu

• Typ IT úkonu – výběr z číselníku hierarchie IT úkonů.
• Vratný průběh – zda se jedná o reverzní průběh typu úkonu.
• Provádí – výběr jednoho pracovníka ze všech IT pracovníků, kteří dle typu IT úkonu umí provést tento úkon
• Přiděleno – datum
• Splněno?
• Komentář – dlouhý text
• Text mailu – tento text se posílá zaměstnanci, pro nějž se úkon provádí. Implicitní hodnota se nastavuje z typu IT úkonu.

Typ IT úkonu

Základní údaje

Formulář umožňuje aktualizovat základní údaje typu IT úkonu.

• Název – text krátký
• Popis – dlouhý text
• Vratnost úkonu (pouze u vratného úkonu se automaticky vytváří úkol při opuštění pracovní pozice, nebo přeřazení na jinou pozici) – logická hodnota
• Rodič – nadřazený typ IT úkonu v hierarchii
• Provádí – výběr i více IT pracovníků
• Text emailu při splnění – typicky cosi jako Přidělili jsme vám místo na sdíleném disku … Slouží jako podklad k textu, který se posílá při splnění úkonu pracovníkovi, kvůli kterému se úkon provádí.
• Text emailu při vratném provedení – typicky cosi jako: Odebrali jsme vám přístup do … Slouží jako podklad k textu, který se posílá při splnění úkonu pracovníkovi, kvůli kterému se úkon provádí.

Pracovní postupy

Kapitola popisuje, jak je automatizována spolupráce. Automatizace znamená, že systém sleduje aktivity jednotlivých uživatelů a stav dat jednotlivých příspěvků a zkoumá, zda v předpisu úkolů neexistuje takový, který by byl přidělitelný, splněn, splnění odmítnuto, proveditelnost zrušena apod.

Vyřízení žádosti HR

Pracovní postup obsahuje tyto úkoly:

• Vytvoření Žádosti HR – úkol provádí vedoucí HR oddělení či pracovník HR oddělení. Splněn je zaškrtnutím kolonky Předloženo. V souvislosti s přidělením úkolu se posílají tyto rozesílky:
  • Vedoucímu IT oddělení – nový úkol na IT oddělení.
• Vyřízení Žádosti HR – úkol provádí vedoucí IT oddělení a splněn je vybráním hodnoty Ano v kolonce Hotovo na formuláři Uzavření požadavku. Úkol je proveditelný v případě, že všechny IT úkony daného požadavku jsou splněny. Splnění úkolu je vratné tak, že se v kolonce Hotovo vybere jiná hodnota než Ano. V souvislosti se splněním úkolu existují tyto rozesílky:
  • Autorovi žádosti HR – vaše žádost byla vyřízena. Obsahuje komentář vedoucího IT z formuláře Uzavření požadavku.

Provedení IT úkonu

Pracovní postup obsahuje tyto úkoly:

• Provedení IT úkonu – úkol je pro libovolného uživatele s rolí IT administrátor, který je nadefinován u příslušného typu IT úkonu. Úkol je splněn zaškrtnutím kolonky Splněno na formuláři Základní údaje.

Bezpečnost

V rámci bezpečnosti se určuje, kdo může provádět co s jakými daty za jakých podmínek.

Jsou tyto základní operace:

• C – vytvořit
• R – číst
• U – aktualizovat
• D – označit jako smazané

Importy a exporty

Nejsou

Lokalizace

Workflow engine Orgnes je globalizován, tzn. je připraven na využití libovolné kultury píšící zleva doprava a odshora dolů.

Tiskové sestavy

Tisková sestava příspěvku Žádosti HR obsahuje údaje z žádosti a také o jednotlivých provedených IT úkonech.