Kniha jízd

Workflow engine Orgnes umožňuje snadnou evidenci údajů vlastní knihy jízd v širším kontextu správy vozového parku a dalších vnitrofiremních agend, díky kterým se přínos elektronizace knihy jízd významným způsobem zvyšuje.

Proč koupit?

Kompletní podklady pro účetnictví a výkaznictví

Workflow engine Orgnes umožňuje podrobně evidovat veškeré informace o provozu vozidel. Díky jejich strukturované elektronické evidenci máte vždy k dispozici nezbytné podklady pro účetnictví a výkaznictví, a to v takové podobě, v jaké je potřebujete.

Ve své stávající podobě pracuje aplikace s následujícími hlavními obchodními objekty:

• Vozidlo - jakékoliv vozidlo (firemní, soukromé či z půjčovny), které firma používá pro své podnikání. U vozidla se evidují veškeré informace potřebné k vykázání a vyúčtování cest.
• Řidič - jakákoliv fyzická osoba, která využívá nebo může využívat vozidla. Do systému je možné snadno importovat údaje z databáze zaměstnanců.
• Jízda - jakákoliv cesta realizovaná konkrétním vozidlem a konkrétním řidičem (řidiči). K rychlému zadávání jízd je možné používat vzorové šablony s předvyplněnými údaji. K automatické kalkulaci se využívá průběžně aktualizovaný ceník pohonných hmot.
• Nákup PHM - jakýkoliv nákup pohonných hmot či jiného zboží a služeb realizovaný v souvislosti s některým z vozidel. Nákupy PHM jsou součástí širší funkcionality správy výdajů Firemní operativy, která zahrnuje správu platebních a tankovacích karet, návaznost na Služební cesty apod. Údaje o tankování je možné do systému importovat ze souborů MS Excel poskytovaných sp. Shell a CCS díky univerzální importní bráně systému.
• Servis - jakýkoliv plánovaný či realizovaný servisní zásah na vozidle. Servisní zásahy jsou navázány na automaticky generované plánované události, jako jsou pravidelné servisní prohlídky, výměny pneu, STK apod.

Vlastní knihy jízd se generují automaticky na základě specifikovaných vstupních údajů. Knihy jízd tak lze vytvářet libovolně pro daná vozidla, řidiče, konkrétní období, platební a tankovací karty atd.

Kompletní záznamy o provozu vozidel

Kromě standardních záznamů u uskutečněných jízdách, umožňuje skutečně komplexní elektronická kniha jízd evidovat veškeré údaje, které souvisí s provozem služebních vozidel, případně i soukromých vozidel používaných pro služební účely. Jsou to například nákupy pohonných hmot a olejů, výměny dílů, návštěvy servisů, pojistné události apod.

Snadná správa sdílených vozidel

Ve firmě se obvykle alespoň o některá vozidla dělí více pracovníků. Elektronická kniha jízd umožňuje transparentní rezervace těchto vozidel jednotlivými řidiči, umožňuje vzájemné informování řidičů o skutečnostech souvisejících s provozem vozidla, umožňuje řízenou a dokumentovanou komunikaci se správcem vozového parku.

Automatické sledování důležitých termínů

S provozem vozidel souvisí důležité termíny, na které vás elektronická kniha jízd automaticky upozorní. Jde například o pravidelné servisní prohlídky, technické kontroly, výměnu pneu, splátky leasingu, platby povinného ručení, proškolení řidičů apod.

Kompletní správa vozového parku

V rámci rozšířené funkcionality knihy jízd pro vás workflow engine Orgnes zajistí kompletní správu vozového parku, včetně agendy pořizování vozidel, sledování výdajů, sledování záruk až na úroveň náhradních dílů, evidence opotřebení pneumatik, servisní knížky - kompletní historie údržby, kompletní historie provozu vozidel, správy autodoplňků apod.

Evidence řidičů

Vedení karty řidiče, evidence řidičských zkoušek a oprávnění, evidence povinných školení a lékařských prohlídek, historie použití vozidel, evidence přestupků a pojistných událostí, použití soukromého vozidla pro služební účely...

Kalendář událostí

Plánování událostí (např. pravidelné servisní prohlídky, výměny dílů v závislosti na počtu ujetých kilometrů, školení řidičů...), evidence událostí - plánovaných i nahodilých, notifikace v případě plánované události, správa parkovacích míst...

Návaznost na ostatní agendy firemní operativy

Řešení lze jednoduše navázat na ostatní agendy firemní operativy, jako je nákup vozidel, služební cesty, související interní normy apod.

Analýzy, exporty, reporty

Výkazy dle vozidel a jejich skupin, výkazy dle řidičů a oddělení, časové výkazy, výstupy pro účetnictví, možnost importu dat z externích systémů